Rester zen en toutes circonstances: les 3 leçons tirées du monde chaotique de l’événementiel !

Comment gérer son stress ? C’est la question du siècle à laquelle mille et une réponses ont déjà été données: le yoga, la méditation, l’alimentation, le sport, le chant, la respiration, le rire, telle méthode révolutionnaire ou le remède X … pour n’en citer que quelques unes. Tout est dit ou presque.
Alors pourquoi l’événementiel ?

Le site Allodocteurs.fr partageait récemment le résultat d’une étude américaine qui classait, parmi plus de 200 professions, les 10 métiers considérés les plus stressants au monde. Les voici :

1 – Militaire
2 – Pompier
3 – Pilote d’avion
4 – Officier de police
5 – Organisateur d’évènements
6 – Responsable de communication
7 – Cadre d’entreprise
8 – Animateur
9 – Journaliste
10 – Chauffeur de taxi

Classé en 5ème position, juste derrière ces professions où l’on risque sa vie, se trouve l’organisateur d’événements.

Surprenant ? Pas tant que ça ! Si participer à un concert au stade de France ou à un festival de 50.000 personnes est pour beaucoup d’entre nous une source de joie et de plaisir,  pour l’organisateur de l’événement, c’est un traitement de choc à l’adrénaline pure.

C’est non seulement une responsabilité extraordinaire en matière de sécurité, mais les enjeux d’organisation sont, eux aussi, énormes. En un temps record, il faudra monter les scènes, les décors, le son et la lumière, régler les problématiques de mobilité, de stationnement, s’assurer du contrôle d’accès, sans oublier l’organisation des bars et des stocks, la coordination des services médicaux et des pompiers, la gestion des infrastructures, … car à l’heure H, le jour dit,  tout doit être prêt.

Rien ne peut être laissé au hasard pour accueillir les milliers de fans impatients d’assister au spectacle de leurs idoles.

Nous avons tous déjà subis les conséquences désagréables, voire désastreuses, d’un événement mal organisé : le chef d’orchestre doit être à la hauteur !

Mais comment gérer son stress lorsque l’artiste principal annule sa représentation à la dernière minute, quand les éléments naturels se déchaînent, alors qu’un élément du décor s’écroule ou prend feu, ou qu’un travailleur se blesse grièvement ? …Dans un contexte de foule, prendre chaque décision avec sang-froid se révèle absolument crucial.

Après des années d’expérience et quelques centaines d’événements derrière moi, j’ai tiré 3 grandes leçons de ce fabuleux chaos qui me permettent de maintenir mon « stressomètre » à son niveau le plus bas.

Je n’aurai certainement jamais pris la peine de les partager avec vous, si je n’avais pas découvert le site habitudes-zen.net, où Olivier Roland, l’auteur, invite ses lecteurs à réfléchir sur les habitudes zen vécues dans leur domaine d’activités qu’ils pourraient dispenser dans le cadre d’un concours sur son site.

Alors, puisque je participe à ce concours-événement, allons-y !

Leçon numéro 1 : L’anticipation

Dans l’événementiel, comme dans notre quotidien, une des causes principales du stress, c’est lorsque les choses ne se passent pas comme nous l’avions prévu. Un embouteillage, une blessure, un chèque qui n’arrive pas, tous ces fameux impondérables qui viennent perturber notre quotidien.

Pour autant, faut-il ne rien prévoir pour rester zen ? Si je ne prévois rien, ne serai-je jamais stressé ?

Bien évidemment, non, au contraire ! Et ce, pour plusieurs raisons. D’abord, parce que lorsqu’un problème survient, et que nous aurions pu facilement l’anticiper, nous serons envahis par un sentiment de culpabilité qui ne fera qu’aggraver notre stress. À cela, s’ajoute le regard des autres qui nous jugeront, à juste titre, comme un incompétent voire un imbécile.

Se sentir idiot, jugé et coupable dans la tourmente de la gestion d’un imprévu est un sentiment affreux. Pas zen du tout !

À l’inverse, lorsque nous pouvons nous réconforter du fait que la situation était réellement imprévisible, à tort ou à raison d’ailleurs, cela nous crée un sentiment de confiance en nous qui nous permettra d’y faire face avec sérénité.

Ensuite, c’est une évidence, mais plus nous anticipons plus la probabilité que surgisse un imprévu diminue. Attention, elle diminue ! Elle ne sera jamais nulle.

C’est un état de choses, qu’il faut accepter. Car dans l’événementiel comme dans la vie, rien ne se passe jamais comme prévu. Alors que faire ?

Leçon numéro 2 : L’action et le lâcher prise

Dans un article publié sur habitudes-zen.net, Léo Babauta nous explique que « la cause principale du stress est de s’accrocher aux choses. Nous nous accrochons à l’espoir que ces choses se passeront comme nous l’avons prévu ou planifié, et nous devenons alors stressés en essayant de faire en sorte que ça arrive, ou frustrés lorsque les choses ne se passent pas comme nous le voulions. »

Ne pas s’accrocher aux choses, c’est lâcher prise, c’est accepter qu’une situation qui n’était pas prévue ait surgi et qu’elle est maintenant inéluctable.

L’inéluctable est un fait, il n’est ni bien, ni mal. Il est juste là, face à nous. Plutôt que de vouloir infléchir le cours des choses, il est bien plus sage d’accepter l’évidence.

Bien souvent, l’acceptation est un soulagement, puisque l’on va cesser de lutter contre l’inexorable : une bataille perdue d’avance. S’il on est face à un mur, il vaut mieux le contourner ou l’escalader plutôt que s’obstiner à vouloir le traverser.

Pour autant, lâcher prise ne veut pas dire ne rien faire. Au contraire, c’est dans l’action que réside notre salut.

Il y a quelques mois, la tête d’affiche qui devait clôturer un de mes festivals à Lisbonne atterrit avec 3 heures de retard, heure à laquelle il devait monter sur scène. J’étais un peu inquiet, mais l’aéroport étant proche, je me rassurais à l’idée qu’un retard d’une petite demie heure ne serait pas bien grave. Il arriva effectivement 20 minutes plus tard, seul, le reste de son équipe était toujours à l’aéroport dans l’attente de la livraison des bagages, dont les instruments de musique. Sauf que, trente minutes plus tard, son équipe nous rappelle devant un tourniquet de bagages vide, les instruments n’étaient toujours pas arrivés. Ils s’en allaient vers le service de gestion des bagages perdus. Dernier espoir.

Pendant un court laps de temps, j’ai agi comme Léo Babauta nous le décrit : je me suis accroché à l’espoir que tout se passerait comme prévu. J’ai aussi mentalement vérifié si j’avais pu anticiper, organiser un avion plus tôt, sans correspondance (ce qui réduit le risque de perte de bagages),  j’ai intérieurement passé mes nerfs sur l’employé en charge du planning des artistes, … tout en imaginant qu’il faudrait peut-être annoncer aux milliers de personnes du public, maintenant devenus impatients, que leur star ne se produirait pas ce soir …

Le « stressomètre » commençait à grimper sérieusement. C’est à ce moment que j’ai choisi d’accepter l’inéluctable : l’artiste ne montera pas sur scène. C’est ainsi. Je n’y peux rien. Il faut lâcher prise. Le simple fait de l’accepter fut pour moi un soulagement libérateur. Car lâcher prise me permit de commencer à agir sur la situation. Au lieu de me lamenter, d’espérer, d’appeler toutes les deux minutes l’aéroport, de râler sur mes employés, je me suis mis à fonctionner en mode « utile ».

S’il faut annuler, je dois mettre en place le protocole d’annulation (bien entendu fruit d’une certaine anticipation), prévoir et organiser les modalités de remboursement, mobiliser la sécurité pour éviter des possibles débordements, demander à un autre artiste présent de substituer, établir l’annonce qui sera faite au public, etc.

Dans l’action, notre stress disparaît, il est remplacé par une énergie positive, boostée à l’adrénaline, qui nous permet d’agir avec acuité et d’être efficace.

Le lâcher prise enclenche aussi une loi quasi-universelle, une sorte de loi de Murphy à l’inverse, qui implique que ce que vous venez d’abandonner finit par se produire. Oui, je vous le donne en mille, les instruments ont fini par apparaître, comme par magie, et le concert a finalement eu lieu.

Alors devant l’inéluctable, lâchez prise et prenez votre destin en main, agissez !

Leçon numéro 3 : L’empathie

J’ai également constaté que, bien souvent, notre stress est multiplié par les conséquences, réelles ou imaginaires, que la situation qui nous frustre aura sur les autres. Si nous ne pouvons rien faire face à un imprévu (ou ne savons pas encore quoi faire),  au moins nous pouvons agir, avec empathie, auprès de ceux qui en sont affectés.

Prenons l’exemple de ce pauvre Jean-Claude Camus, producteur de Johnny Hallyday. En septembre 1988, Johnny se produit au Stade de France devant 80.000 personnes. Des trombes de pluie s’abattent des heures durant sur les fans survoltés et sur les installations, notamment le système de son et le montage électrique qui sera finalement noyé: le concert est impossible. Le producteur finit par monter sur scène et communique à la foule «la mort dans l’âme» l’annulation du concert.

Nous imaginons l’angoisse qui devait ronger Camus durant les heures qui ont précédé cette annonce. Des heures passées à tergiverser sur comment annoncer la mauvaise nouvelle aux fans de Johnny. Il sait objectivement qu’il aurait du anticiper : qu’elle que soit la prévision météo, un concert doit pouvoir résister à la pluie, il n’a prévu aucune compensation pour le public, bref, son stress est à son comble. Tout ce temps perdu à tenter d’éviter l’inéluctable.

Il semble évident que s’il avait pris la décision d’intervenir plus vite, de faire son « mea culpa », de proposer une compensation satisfaisante, en d’autres mots, s’il avait pris la décision de faire preuve d’empathie envers cette foule qui attendait depuis des heures sous la pluie, il aurait traversé cette épreuve de manière beaucoup plus sereine.

Cette anecdote, quelque peu extrême, il est vrai, peut néanmoins s’appliquer à de nombreux exemples de la vie quotidienne.

Lorsque vous êtes en voiture, coincé dans un embouteillage, vous vous énervez, car la situation est désagréable. Mais si vous êtes attendus et que vous arriverez en retard, votre stress se décuple ! Alors plutôt que de jouer du klaxon, râler sur ce GPS qui ne vous a pas proposé de route alternative, mettez-vous un instant à la place de celui qui vous attend, passez-lui un coup de fil, excusez-vous, assurez-vous que votre retard ne lui causera pas trop de soucis. En un mot, faites preuve d’empathie. C’est un remède extraordinaire.

Voilà. Si nous observons notre vie comme une succession de petits événements, ces leçons tirées de l’événementiel pourraient bien s’appliquer à chacun d’entre nous.

The show must go on ! Alors soyez zen.

Comment trouver des sponsors en 3 étapes ?

Grâce à mes articles précédents, vous savez maintenant comment établir votre dossier de sponsoring, vous connaissez les pièges à éviter, vous avez même une idée de combien vous pourriez obtenir …

Tout ça, c’est bien beau, mais ces sponsors, où et comment les trouver ?

Bien souvent, on associe la recherche de sponsors à un « parcours du combattant », à une étape « extrêmement difficile », pour certains c’est quasi « mission impossible ». Beaucoup se découragent, à tel point, qu’ils finissent par abandonner leur projet avant même d’avoir commencé.

Pourtant, si vous maîtrisez les erreurs à éviter (j’insiste !) et que vous suivez à la lettre la méthode que je vous propose, vous trouverez à coup sur des sponsors pour votre événement.

Pourquoi ?

C’est simple. En général, on échoue dans la recherche de sponsors parce que l’on n’identifie pas clairement les marques susceptibles d’avoir un intérêt pour notre projet, on se canalise sur  les grandes marques et on délaisse trop souvent les partenaires locaux. Ou bien, on se concentre sur l’évidence: j’organise un tournoi sportif et je me concentre sur les marques de sports (boissons énergétiques, chaussure de sport, magasins de sport) et j’oublie les marques liées aux valeurs de mon événement: la performance (marque de voiture par exemple), la précision (marque de montre), l’endurance (marque de pneu), etc. Il est donc nécessaire d’utiliser un outil qui nous permette de lister nos partenaires potentiels autour de ces différents axes: nature/valeurs et global/local.

Ensuite, parce qu’il existe un énorme préjugé quant à la difficulté de la recherche de sponsors, on a tendance à vouloir déléguer cette tâche à un tiers (une agence, une plateforme online) ce qui revient bien souvent à lancer une bouteille à la mer en espérant qu’elle revienne pleine de billets. Comme on ne sait pas à qui s’adresser, ni comment le faire, on s’en remet à autrui (rien ne vous empêche de déléguer cette tâche à un membre de votre équipe, on s’entend). Or, il existe des moyens à portée de tous pour déterminer qui approcher, et surtout comment interpeller efficacement votre interlocuteur pour qu’il s’intéresse à votre demande.

Concrètement, comment faire ?

1. FIXER LES CIBLES

Établissez la liste des marques potentielles pour lesquels votre projet pourrait représenter un certain intérêt. Ratissez large autour de deux axes:

– les marques directement liées à la nature votre événement (marques liées aux sports si vous organisez un événement sportif, marques liées à la fête si vous montez un festival de rock, etc.)

– les marques liées aux valeurs de votre événement: (énergies vertes ou voitures « éco » si vous défendez des valeurs de durabilité, une mutuelle si vous défendez des valeurs de solidarité, une marque de haut débit internet si vous prônez la performance, etc.)

Il vous faut obtenir au moins 3 marques par secteur d’activités/catégories. Identifiez les entreprises qui se trouvent derrière ces marques et là encore assurez vous que vous obteniez bien 3 entreprises différentes. Par exemple, Reebok et Adidas, c’est la même société.

Il vous faudra au moins une dizaine de catégories: Assurance, Banque, Boissons, Alimentaire, Vêtements, Chaussures, Voitures, Software/Web, Technologies, Voyages, et bien sûr, pour chacune d’elles, les sous-catégories correspondantes qui ne sont pas incompatibles entre elles. Par exemple la catégorie Boissons contient les sous-catégories: bières, alcools, sirops, boissons énergétiques, etc.

Soyez réalistes, surtout au début: ce qui compte pour vous, c’est ce que peut vous apportez votre sponsor et non pas son prestige ou sa notoriété. Il sera parfois plus simple et efficace d’approcher le concessionnaire Mercedes de votre localité (les établissements Dupont) que le département marketing de Mercedes-Benz Europe. Pour chaque catégorie, pensez à des marques locales ou bien à l’équivalent local des marques globales que vous souhaitez aborder.

Si vous avez correctement fait vos devoirs, vous voilà donc avec une liste d’une trentaine de marques susceptibles de sponsoriser votre événement.

2. IDENTIFIER VOTRE INTERLOCUTEUR

Pour chacune des marques retenues, il vous faut maintenant identifier votre futur interlocuteur. C’est une phase qui peut s’avérer laborieuse car bien souvent vous avancerez à l’aveuglette, alors merci Google ! Cherchez, cherchez encore vous finirez par les dénicher ! Responsable de la communication, du marketing, du sponsoring, des partenariats, derrière ces titres se cache probablement votre interlocuteur. Connectez vous a Linked-In et cherchez encore.

Vous devez débusquer trente noms, c’est votre défi ! Prenez-le comme un jeu et récompensez-vous à chaque fois que vous en trouvez un.

Si vraiment vous ne dégotez rien, faites appel à votre réseau, il y a toujours bien un ami qui connaît un ami qui joue au tennis avec une connaissance d’un type qui travaille comme assistant de la directrice de marketing de telle marque ! C’est d’autant plus valide lorsque votre recherche porte sur les représentants de vos futurs partenaires au niveau local.

Une fois que vous l’avez identifié, connaissez-le ! Faites une recherche sur son nom, lisez ses interviews, découvrez son parcours, jetez un œil sur ses réseaux sociaux, etc. Vous débusquerez certainement des informations intéressantes pour la suite et surtout découvrez comment le contacter!

S’il ne vous sera pas toujours possible de trouver une adresse e-mail ou un téléphone direct, vous obtiendrez, sans aucun doute, une adresse postale ou la ligne générale de l’entreprise. D’ailleurs, n’hésitez pas à appeler pour expliquer que vous souhaitez faire parvenir un courriel à Mr ou Mme untel , il y a de fortes chances que vous décrochiez, au minimum, l’adresse e-mail d’un assistant. Les réseaux sociaux comme Twitter, Instagram ou Facebook sont aussi un bon moyen d’accéder à votre futur interlocuteur.

A ce stade, je vous conseille vivement d’utiliser un petit logiciel de CRM, online et gratuit (voir quelques exemples ici), pour rassembler toutes les informations sur vos prospects et faire le suivi de vos différentes interactions avec eux.

3. SCÉNARISER VOTRE ENVOI

Nous l’avons déjà vu, il vous faudra un dossier percutant pour convaincre une marque de devenir votre sponsor mais si vous vous contentez de l’envoyer par la poste ou par email à votre interlocuteur, il y a de fortes chances qu’il n’atteigne même pas son bureau ou pire qu’il soit directement jeté aux oubliettes.

Alors soyez créatifs, après tout, vous êtes dans l’événementiel, faites donc de votre envoi un événement!

Personnellement, je vous recommande de matérialiser votre envoi par un élément physique. C’est un investissement qui vaut la peine. Dans un monde du tout digital, le « réel » permet de se démarquer plus facilement.

Voici quelques exemples.

Vous organisez un festival de jazz ? Faites parvenir votre dossier par porteur accompagné d’un tourne-disque, un bon vinyle de Jazz et des écouteurs (pour ne pas déranger tout un bureau). Impact garanti pour moins de 60 euros !

Vous présentez un événement gastronomique ? Plus simple encore, faites livrer votre dossier dans un panier rempli de délicatesses.

Vous organisez un salon littéraire ? Expédiez une bibliothèque miniature, un livre dédicacé par son auteur au nom de votre interlocuteur, etc.

Vous avez un petit budget ? Fabriquez un journal avec en première page, à la une, l’article qui consacre votre partenariat (« Les établissements Dupont sponsorisent le FC Local et provoquent la joie des enfants du village »), les pages suivantes couvriront les autres points de votre dossier.

Petit conseil: n’envoyez pas votre dossier à vos 30 interlocuteurs d’un coup. Il se peut que tout le monde s’enthousiasme pour votre projet et que vous soyez submergé ou que personne ne vous réponde et que vous deviez d’abord adapter votre stratégie d’envoi.

Enfin, soyez patients. Vous n’êtes pas le centre du monde, votre événement non plus. Si vous ne recevez pas de réponse, ne vous découragez donc pas et n’hésitez pas à relancer votre interlocuteur (email, téléphone, courrier, messager, Twitter, etc.).

L’effort que vous aurez réalisé pour « scénariser » votre envoi mérite certainement une réponse, qu’elle soit positive ou négative. Vous apprendrez des « non » et vous réjouirez des « oui ».

EXERCICE

Rien de tel qu’un petit exercice pour mettre en pratique cette méthode.

Maintenant, à vous de jouer !

  1. Ciblez 3 marques (de 3 entreprises différentes) d’une catégorie de sponsors susceptibles d’être intéressés par votre projet. Il vous faut 2 marques globales et un équivalent local.
  2. Identifiez votre interlocuteur potentiel pour chacune de ces 3 marques.
  3. Imaginez un scénario pour l’envoi de votre dossier.

PS: N’hésitez pas à me faire part de vos expériences ou à me poser vos questions dans les commentaires ci-dessous.

PPS: Envoyez-moi votre résultat à l’exercice ci-dessus et je vous ferai part de mon avis.

Convaincre des sponsors: 7 points pour un dossier gagnant !

Faire sponsoriser son événement, son club, son festival reste un défi majeur pour toute organisation. Maintenant que vous connaissez les pièges à éviter, il est temps de passer à l’action !

De manière générale, votre dossier devra répondre à la structure QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.

C’est simple et efficace. Grâce à cette méthode, mes événements ont été sponsorisés par de nombreuses marques de mode (Adidas, H&M, Reebok, …), d’alcool (Absolut, J&B, San Miguel, …), de boissons (Illy, Red Bull, Coca-Cola, Perrier, …) et de bien d’autres marques dans le secteur des télécoms, de la banque, du fooding, du lifestyle, etc.

Maitrisez les 7 points qui suivent, et obtenez, vous aussi, votre sponsoring. 

  1. La forme

Dans la plupart des cas, votre dossier atterrira dans le département marketing de la marque que vous visez. Ce sont des pros et vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression !

Votre dossier doit être concis et d’une qualité visuelle irréprochable (faites vous aider par un designer graphique si nécessaire). Ne passez pas votre temps à coller le logo de votre sponsor potentiel partout dans votre dossier, vous risquez surtout de mal l’utiliser et faire grincer les dents de votre lecteur.

Et surtout, pas de power point, ni de keynote mais bien un bon vieux PDF ! Le destinataire doit pouvoir l’ouvrir facilement  quel que soit le système qu’il utilise (MAC ou PC, tablet ou smartphone).

Limiter votre document à 20 MB, au-delà il pourrait être difficile à télécharger. Il existe des outils de compression par dizaines et si vraiment nécessaire utiliser une solution de type wetransfer.com pour acheminer votre bébé.

  1. Le(s) promoteur(s)Qui

Qui vous êtes, intéresse autant le sponsor que votre événement, surtout s’il s’agit d’un nouveau projet. Détaillez votre expérience et vos réalisations. Dévoilez vos talents et celui de votre équipe. Vendez-vous !

  1. Votre événementQuoi

Décrivez de manière précise et concise votre événement ou projet.

En quelques lignes seulement le lecteur doit en comprendre la nature, l’objectif, le secteur, l’audience potentielle. Soyez directs, sincères mais surtout soyez bons.

Soulignez les éléments qui vous différencient. Communiquez les chiffres clés qui qualifient votre projet.

Illustrez-le (photos, vidéos, renders, etc.)

Mettez en avant les contenus remarquables (artistes, conférenciers, participants, ligue, etc.) et indiquez vos principaux points forts, surtout ceux pertinents pour la marque que vous visez.

N’hésitez pas à personnaliser le contenu selon le secteur que vous abordez.

  1. Le lieu

Le lieu (ou sa localisation) devrait un être une valeur ajoutée pour votre sponsor potentiel, faites valoir ses avantages. Une fois encore, illustrez avec des photos, une carte, voire avec un lien vers une vidéo.

  1. Les datesQuand

S’il s’agit d’une seule journée, d’un long week-end ou d’une saison de plusieurs semaines ou plusieurs mois, expliquez à votre partenaire potentiel pourquoi c’est le meilleur moment pour votre événement. En outre, vous devriez pouvoir justifier en quoi la date ou la période choisie est un atout pour votre sponsor.

  1. Votre audience Pour qui

Établissez une cartographie précise de votre audience: sexe, âge, intérêts, provenance géographique, catégorie sociale, niveau d’études, etc. Si vous êtes en phase de lancement, donnez une estimation.

Si votre événement existe déjà : le nombre de fans sur les réseaux sociaux, le nombre d’abonnés à une newsletter, visites de votre site, les résultats d’une enquête de satisfaction, etc.

Si votre public ne correspond pas celle de votre sponsor, vous aurez peu de chance, mais si vous touchez son cœur de cible, votre souhait pourrait bien se transformer en réalité.

  1. La visibilitéComment 

Décrivez la visibilité que vous donnerez à votre partenaire sur le lieu de votre événement (espace d’activation, stands, décoration, affichage, sampling), les possibilités de branding que vous pourriez lui offrir (bracelets, accréditations, verres réutilisables, sacs, etc.)

Aujourd’hui le « brand activation » se révèle être la pièce maîtresse dans toutes les tactiques de sponsoring. Soyez inventifs, et ce, pour 2 raisons :

  • les marques considèrent souvent que pour chaque euro investi en sponsoring, il leur en coûtera 2 pour l’activation. Démontrez-leur que vous pouvez faire plus pour moins.
  • beaucoup de marques ne savent tout simplement pas comment activer dans l’événementiel, à vous de proposer des solutions.

Au-delà de l’audience qui sera présente à votre événement, expliquez comment votre événement sera visible dans les médias, les réseaux sociaux, sur le web, etc.

Votre « reach » pourrait bien être l’argument majeur en votre faveur.

  1. Votre offreCombien 

Organisez votre offre en catégories en indiquant clairement toutes les contreparties pour chacune d’entre elles (espace d’activation, nombre d’invitations, traitement VIP, visibilité dans la communication, visibilité sur le lieu, merchandising offert, etc.). Garantissez l’exclusivité à votre partenaire pour son secteur d’activités.

Un tableau comparatif de ces offres avec les différents avantages et le montant pour chacune d’entre elles constitue un bon moyen de présentation pour votre proposition.

Il n’existe pas de recette magique pour déterminer la valeur d’un sponsoring puisque de nombreux facteurs interviennent: l’audience, l’historique, la visibilité, la pertinence pour la marque, les conditions de marché extérieures à votre événement, etc. Quelques conseils néanmoins:

  • Sachez faire respecter votre valeur mais soyez humble
  • Pensez à long terme: après une première expérience positive et la confiance établie avec votre partenaire, vous serez en mesure de demander plus pour les prochaines éditions
  • Adoptez toujours une attitude gagnant / gagnant. Il faut savoir donner pour recevoir.

Petit truc pour terminer: rédigez un document d’une page (une seule), un résumé exécutif, qui reprend le QQOQCCP de votre demande de sponsoring que vous joignez à votre dossier.

Pour savoir comment trouver vos sponsors, lisez cet article.

À vous de jouer !

PS: N’hésitez pas à me faire part de vos expériences ou à me poser vos questions dans les commentaires ci-dessous.

Comment obtenir des sponsors ? Les 5 erreurs à éviter

Faire sponsoriser votre événement est une entreprise difficile mais qui peut être couronnée de succès si vous savez de quelle manière vous y prendre. Pour commencer, voici les pièges à éviter.

  1. Faire du sponsoring la condition de votre succès

Le sponsoring doit être une source de financement résiduelle de votre projet et ce pour plusieurs raisons. Premièrement, si le sponsoring représente plus de 20% de vos revenus, votre dépendance est telle que si vous perdez votre sponsor, votre événement sera probablement sur le chemin du cimetière. L’histoire compte un nombre important d’événements majeurs qui ont disparus le jour où leur sponsor changea de politique.

Deuxièmement, votre sponsor n’est ni votre banquier, ni votre actionnaire. Si la majorité du financement de votre projet doit provenir du sponsoring, je vous assure une belle déconvenue lors de vos négociations. Le sponsor veut s’assurer que vous ayez les reins assez solides pour mener à bout votre projet, sans lui.

Le sponsor c’est la cerise sur le gâteau, pas le gâteau. Tentez toujours de faire vivre votre projet de manière indépendante.

  1. Le sponsoring n’est pas un dû

Beaucoup de nouveaux entrepreneurs dans le secteur pensent que le sponsoring est un droit quasi divin qui doit leur être attribué sans questionnement.

La seul existence de leur projet doit nécessairement aboutir à un sponsoring. D’ailleurs, qui ne voudrait pas soutenir ce merveilleux nouveau festival de chant folklorique ouzbèque à la sauce électro ?

Et puis que représentent quelques milliers d’euros pour cette marque qui fait des milliards ?

Vous l’avez compris, quelque soit votre projet, aussi modeste soit votre demande, le sponsoring est un partenariat basé sur un rapport gagnant-gagnant. Respectez-le !

  1. Le sponsoring en nature ça compte aussi

Surtout au début, ne négligez pas les possibilités de sponsoring en nature. C’est parfois plus simple à fournir pour le sponsor (mobilier, réseau wifi, matériel divers, communication) et peut s’avérer de grande utilité pour vous et pour lui. Faites la listes de ces dépenses qui pourraient être assumées par vos sponsors, peut-être qu’au final, vous n’aurez même pas besoin de cash.

  1. Surévaluer son événement

Il est particulièrement difficile de déterminer la valeur exacte de votre événement pour un sponsor, mais ne faites pas fuir votre potentiel partenaire en étant trop gourmand. Soyez réalistes et proposez plusieurs options / catégories de sponsoring pour que chacun s’y retrouvent. Les marketers raisonnent selon une logique de ROI (Return on Investment) qu’il est extrêmement complexe de quantifier dans le cadre des investissements en sponsoring. A vos débuts, soyez modestes.

Si vous êtes certains de votre succès, vous pouvez également négocier une partie variable selon l’audience, la diffusion dans les medias, etc.

Il existe des méthodes pour obtenir plus d’argent de vos sponsors que je vous dévoilerai prochainement.

  1. Echanger un sponsoring contre un logo

Le temps d’un sponsoring en échange de la présence d’un logo est bel et bien révolu. Si les marques s’intéressent à votre événement c’est parce qu’elle souhaitent connecter avec votre audience et elles exigeront bien plus que la presence de leur logo au bas de votre site web. Vous verrez que la plupart du temps les sponsors voudront « activer » leur marques au travers d’animations, d’actions de sampling ou d’expérience, voire commercialiser leur produits directement sur le lieu votre événement. Soyez créatifs et répondez à leurs attentes.

Soyez attentifs toutefois à respecter l’intégrité et les valeurs de votre évènement. Une présence trop invasive des sponsors, peut nuire à l’image de votre événement, ou pire, faire fuir votre public.

Resumé

  • Limitez le sponsoring à 20% de vos revenus
  • Adoptez une attitude gagnant-gagnant avec vos partenaires
  • Ne négligez pas les apports en nature
  • Soyez humbles
  • Permettez aux marques de connecter avec votre audience

L’objectif du blog

L’objectif de ce blog c’est vous faire partager mes dix ans d’experience et de succès — parfois d’échecs aussi ! — dans la production, l’organisation et la promotion d’événements.

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’une pièce de théâtre, d’une course aux flambeaux, du concert des Rolling Stones, d’une fête d’étudiants ou d’un festival électro de 50.000 personnes, tous ces événements ont point en commun: le public doit être au rendez-vous si vous ne voulez pas y laisser votre chemise !

Et c’est bien là mon but, vous aider à faire de vos événement un succès en abordant tous les domaines essentiels de la réussite:

  • la production la planification
  • le marketing et la communication
  • le ticketing
  • la création de contenus et l’engagement d’artistes
  • la gestion du Food and Beverage
  • le sponsoring et le merchandising
  • la gestion du personnel
  • la gestion des transactions financières
  • la durabilité
  • etc, etc.

Si pour ma part je me suis spécialisé dans la musique, et l’électro en particulier, tous ces événements partagent un même axe: la vente de tickets et par conséquent son but ultime le sold-out ! (la vente de l’intégralité des tickets disponibles).

Si vous êtes à la recheche de conseils sur l’organisation de votre marriage, d’un événement d’entreprise ou le vernissage d’une exposition, vous risquez de ne pas y trouver votre compte (même si certains sujets couverts par ce blog vous serviront, j’en suis sûr.)

N’hésitez pas à poser vos questions et à m’indiquer les sujets que vous souhaitez voir abordés.