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Convaincre des sponsors: 7 points pour un dossier gagnant !

Faire sponsoriser son événement, son club, son festival reste un défi majeur pour toute organisation. Maintenant que vous connaissez les pièges à éviter, il est temps de passer à l’action !

De manière générale, votre dossier devra répondre à la structure QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.

C’est simple et efficace. Grâce à cette méthode, mes événements ont été sponsorisés par de nombreuses marques de mode (Adidas, H&M, Reebok, …), d’alcool (Absolut, J&B, San Miguel, …), de boissons (Illy, Red Bull, Coca-Cola, Perrier, …) et de bien d’autres marques dans le secteur des télécoms, de la banque, du fooding, du lifestyle, etc.

Maitrisez les 7 points qui suivent, et obtenez, vous aussi, votre sponsoring. 

  1. La forme

Dans la plupart des cas, votre dossier atterrira dans le département marketing de la marque que vous visez. Ce sont des pros et vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression !

Votre dossier doit être concis et d’une qualité visuelle irréprochable (faites vous aider par un designer graphique si nécessaire). Ne passez pas votre temps à coller le logo de votre sponsor potentiel partout dans votre dossier, vous risquez surtout de mal l’utiliser et faire grincer les dents de votre lecteur.

Et surtout, pas de power point, ni de keynote mais bien un bon vieux PDF ! Le destinataire doit pouvoir l’ouvrir facilement  quel que soit le système qu’il utilise (MAC ou PC, tablet ou smartphone).

Limiter votre document à 20 MB, au-delà il pourrait être difficile à télécharger. Il existe des outils de compression par dizaines et si vraiment nécessaire utiliser une solution de type wetransfer.com pour acheminer votre bébé.

  1. Le(s) promoteur(s) – Qui

Qui vous êtes, intéresse autant le sponsor que votre événement, surtout s’il s’agit d’un nouveau projet. Détaillez votre expérience et vos réalisations. Dévoilez vos talents et celui de votre équipe. Vendez-vous !

  1. Votre événement – Quoi

Décrivez de manière précise et concise votre événement ou projet.

En quelques lignes seulement le lecteur doit en comprendre la nature, l’objectif, le secteur, l’audience potentielle. Soyez directs, sincères mais surtout soyez bons.

Soulignez les éléments qui vous différencient. Communiquez les chiffres clés qui qualifient votre projet.

Illustrez-le (photos, vidéos, renders, etc.)

Mettez en avant les contenus remarquables (artistes, conférenciers, participants, ligue, etc.) et indiquez vos principaux points forts, surtout ceux pertinents pour la marque que vous visez.

N’hésitez pas à personnaliser le contenu selon le secteur que vous abordez.

  1. Le lieu – Où

Le lieu (ou sa localisation) devrait un être une valeur ajoutée pour votre sponsor potentiel, faites valoir ses avantages. Une fois encore, illustrez avec des photos, une carte, voire avec un lien vers une vidéo.

  1. Les dates – Quand

S’il s’agit d’une seule journée, d’un long week-end ou d’une saison de plusieurs semaines ou plusieurs mois, expliquez à votre partenaire potentiel pourquoi c’est le meilleur moment pour votre événement. En outre, vous devriez pouvoir justifier en quoi la date ou la période choisie est un atout pour votre sponsor.

  1. Votre audience – Pour qui

Établissez une cartographie précise de votre audience: sexe, âge, intérêts, provenance géographique, catégorie sociale, niveau d’études, etc. Si vous êtes en phase de lancement, donnez une estimation.

Si votre événement existe déjà : le nombre de fans sur les réseaux sociaux, le nombre d’abonnés à une newsletter, visites de votre site, les résultats d’une enquête de satisfaction, etc.

Si votre public ne correspond pas celle de votre sponsor, vous aurez peu de chance, mais si vous touchez son cœur de cible, votre souhait pourrait bien se transformer en réalité.

  1. La visibilité – Comment 

Décrivez la visibilité que vous donnerez à votre partenaire sur le lieu de votre événement (espace d’activation, stands, décoration, affichage, sampling), les possibilités de branding que vous pourriez lui offrir (bracelets, accréditations, verres réutilisables, sacs, etc.)

Aujourd’hui le « brand activation » se révèle être la pièce maîtresse dans toutes les tactiques de sponsoring. Soyez inventifs, et ce, pour 2 raisons :

  • les marques considèrent souvent que pour chaque euro investi en sponsoring, il leur en coûtera 2 pour l’activation. Démontrez-leur que vous pouvez faire plus pour moins.
  • beaucoup de marques ne savent tout simplement pas comment activer dans l’événementiel, à vous de proposer des solutions.

Au-delà de l’audience qui sera présente à votre événement, expliquez comment votre événement sera visible dans les médias, les réseaux sociaux, sur le web, etc.

Votre « reach » pourrait bien être l’argument majeur en votre faveur.

  1. Votre offre – Combien 

Organisez votre offre en catégories en indiquant clairement toutes les contreparties pour chacune d’entre elles (espace d’activation, nombre d’invitations, traitement VIP, visibilité dans la communication, visibilité sur le lieu, merchandising offert, etc.). Garantissez l’exclusivité à votre partenaire pour son secteur d’activités.

Un tableau comparatif de ces offres avec les différents avantages et le montant pour chacune d’entre elles constitue un bon moyen de présentation pour votre proposition.

Il n’existe pas de recette magique pour déterminer la valeur d’un sponsoring puisque de nombreux facteurs interviennent: l’audience, l’historique, la visibilité, la pertinence pour la marque, les conditions de marché extérieures à votre événement, etc. Quelques conseils néanmoins:

  • Sachez faire respecter votre valeur mais soyez humble
  • Pensez à long terme: après une première expérience positive et la confiance établie avec votre partenaire, vous serez en mesure de demander plus pour les prochaines éditions
  • Adoptez toujours une attitude gagnant / gagnant. Il faut savoir donner pour recevoir.

Petit truc pour terminer: rédigez un document d’une page (une seule), un résumé exécutif, qui reprend le QQOQCCP de votre demande de sponsoring que vous joignez à votre dossier.

Pour savoir comment trouver vos sponsors, lisez cet article.

À vous de jouer !

PS: N’hésitez pas à me faire part de vos expériences ou à me poser vos questions dans les commentaires ci-dessous.

Comment obtenir des sponsors ? Les 5 erreurs à éviter

Faire sponsoriser votre événement est une entreprise difficile mais qui peut être couronnée de succès si vous savez de quelle manière vous y prendre. Pour commencer, voici les pièges à éviter.

  1. Faire du sponsoring la condition de votre succès

Le sponsoring doit être une source de financement résiduelle de votre projet et ce pour plusieurs raisons. Premièrement, si le sponsoring représente plus de 20% de vos revenus, votre dépendance est telle que si vous perdez votre sponsor, votre événement sera probablement sur le chemin du cimetière. L’histoire compte un nombre important d’événements majeurs qui ont disparus le jour où leur sponsor changea de politique.

Deuxièmement, votre sponsor n’est ni votre banquier, ni votre actionnaire. Si la majorité du financement de votre projet doit provenir du sponsoring, je vous assure une belle déconvenue lors de vos négociations. Le sponsor veut s’assurer que vous ayez les reins assez solides pour mener à bout votre projet, sans lui.

Le sponsor c’est la cerise sur le gâteau, pas le gâteau. Tentez toujours de faire vivre votre projet de manière indépendante.

  1. Le sponsoring n’est pas un dû

Beaucoup de nouveaux entrepreneurs dans le secteur pensent que le sponsoring est un droit quasi divin qui doit leur être attribué sans questionnement.

La seul existence de leur projet doit nécessairement aboutir à un sponsoring. D’ailleurs, qui ne voudrait pas soutenir ce merveilleux nouveau festival de chant folklorique ouzbèque à la sauce électro ?

Et puis que représentent quelques milliers d’euros pour cette marque qui fait des milliards ?

Vous l’avez compris, quelque soit votre projet, aussi modeste soit votre demande, le sponsoring est un partenariat basé sur un rapport gagnant-gagnant. Respectez-le !

  1. Le sponsoring en nature ça compte aussi

Surtout au début, ne négligez pas les possibilités de sponsoring en nature. C’est parfois plus simple à fournir pour le sponsor (mobilier, réseau wifi, matériel divers, communication) et peut s’avérer de grande utilité pour vous et pour lui. Faites la listes de ces dépenses qui pourraient être assumées par vos sponsors, peut-être qu’au final, vous n’aurez même pas besoin de cash.

  1. Surévaluer son événement

Il est particulièrement difficile de déterminer la valeur exacte de votre événement pour un sponsor, mais ne faites pas fuir votre potentiel partenaire en étant trop gourmand. Soyez réalistes et proposez plusieurs options / catégories de sponsoring pour que chacun s’y retrouvent. Les marketers raisonnent selon une logique de ROI (Return on Investment) qu’il est extrêmement complexe de quantifier dans le cadre des investissements en sponsoring. A vos débuts, soyez modestes.

Si vous êtes certains de votre succès, vous pouvez également négocier une partie variable selon l’audience, la diffusion dans les medias, etc.

Il existe des méthodes pour obtenir plus d’argent de vos sponsors que je vous dévoilerai prochainement.

  1. Echanger un sponsoring contre un logo

Le temps d’un sponsoring en échange de la présence d’un logo est bel et bien révolu. Si les marques s’intéressent à votre événement c’est parce qu’elle souhaitent connecter avec votre audience et elles exigeront bien plus que la presence de leur logo au bas de votre site web. Vous verrez que la plupart du temps les sponsors voudront « activer » leur marques au travers d’animations, d’actions de sampling ou d’expérience, voire commercialiser leur produits directement sur le lieu votre événement. Soyez créatifs et répondez à leurs attentes.

Soyez attentifs toutefois à respecter l’intégrité et les valeurs de votre évènement. Une présence trop invasive des sponsors, peut nuire à l’image de votre événement, ou pire, faire fuir votre public.

Resumé

  • Limitez le sponsoring à 20% de vos revenus
  • Adoptez une attitude gagnant-gagnant avec vos partenaires
  • Ne négligez pas les apports en nature
  • Soyez humbles
  • Permettez aux marques de connecter avec votre audience

L’objectif du blog

L’objectif de ce blog c’est vous faire partager mes dix ans d’experience et de succès — parfois d’échecs aussi ! — dans la production, l’organisation et la promotion d’événements.

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’une pièce de théâtre, d’une course aux flambeaux, du concert des Rolling Stones, d’une fête d’étudiants ou d’un festival électro de 50.000 personnes, tous ces événements ont point en commun: le public doit être au rendez-vous si vous ne voulez pas y laisser votre chemise !

Et c’est bien là mon but, vous aider à faire de vos événement un succès en abordant tous les domaines essentiels de la réussite:

  • la production la planification
  • le marketing et la communication
  • le ticketing
  • la création de contenus et l’engagement d’artistes
  • la gestion du Food and Beverage
  • le sponsoring et le merchandising
  • la gestion du personnel
  • la gestion des transactions financières
  • la durabilité
  • etc, etc.

Si pour ma part je me suis spécialisé dans la musique, et l’électro en particulier, tous ces événements partagent un même axe: la vente de tickets et par conséquent son but ultime le sold-out ! (la vente de l’intégralité des tickets disponibles).

Si vous êtes à la recheche de conseils sur l’organisation de votre marriage, d’un événement d’entreprise ou le vernissage d’une exposition, vous risquez de ne pas y trouver votre compte (même si certains sujets couverts par ce blog vous serviront, j’en suis sûr.)

N’hésitez pas à poser vos questions et à m’indiquer les sujets que vous souhaitez voir abordés.