Convaincre des sponsors: 7 points pour un dossier gagnant !

Faire sponsoriser son événement, son club, son festival reste un défi majeur pour toute organisation. Maintenant que vous connaissez les pièges à éviter, il est temps de passer à l’action !

De manière générale, votre dossier devra répondre à la structure QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.

C’est simple et efficace. Grâce à cette méthode, mes événements ont été sponsorisés par de nombreuses marques de mode (Adidas, H&M, Reebok, …), d’alcool (Absolut, J&B, San Miguel, …), de boissons (Illy, Red Bull, Coca-Cola, Perrier, …) et de bien d’autres marques dans le secteur des télécoms, de la banque, du fooding, du lifestyle, etc.

Maitrisez les 7 points qui suivent, et obtenez, vous aussi, votre sponsoring. 

  1. La forme

Dans la plupart des cas, votre dossier atterrira dans le département marketing de la marque que vous visez. Ce sont des pros et vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression !

Votre dossier doit être concis et d’une qualité visuelle irréprochable (faites vous aider par un designer graphique si nécessaire). Ne passez pas votre temps à coller le logo de votre sponsor potentiel partout dans votre dossier, vous risquez surtout de mal l’utiliser et faire grincer les dents de votre lecteur.

Et surtout, pas de power point, ni de keynote mais bien un bon vieux PDF ! Le destinataire doit pouvoir l’ouvrir facilement  quel que soit le système qu’il utilise (MAC ou PC, tablet ou smartphone).

Limiter votre document à 20 MB, au-delà il pourrait être difficile à télécharger. Il existe des outils de compression par dizaines et si vraiment nécessaire utiliser une solution de type wetransfer.com pour acheminer votre bébé.

  1. Le(s) promoteur(s)Qui

Qui vous êtes, intéresse autant le sponsor que votre événement, surtout s’il s’agit d’un nouveau projet. Détaillez votre expérience et vos réalisations. Dévoilez vos talents et celui de votre équipe. Vendez-vous !

  1. Votre événementQuoi

Décrivez de manière précise et concise votre événement ou projet.

En quelques lignes seulement le lecteur doit en comprendre la nature, l’objectif, le secteur, l’audience potentielle. Soyez directs, sincères mais surtout soyez bons.

Soulignez les éléments qui vous différencient. Communiquez les chiffres clés qui qualifient votre projet.

Illustrez-le (photos, vidéos, renders, etc.)

Mettez en avant les contenus remarquables (artistes, conférenciers, participants, ligue, etc.) et indiquez vos principaux points forts, surtout ceux pertinents pour la marque que vous visez.

N’hésitez pas à personnaliser le contenu selon le secteur que vous abordez.

  1. Le lieu

Le lieu (ou sa localisation) devrait un être une valeur ajoutée pour votre sponsor potentiel, faites valoir ses avantages. Une fois encore, illustrez avec des photos, une carte, voire avec un lien vers une vidéo.

  1. Les datesQuand

S’il s’agit d’une seule journée, d’un long week-end ou d’une saison de plusieurs semaines ou plusieurs mois, expliquez à votre partenaire potentiel pourquoi c’est le meilleur moment pour votre événement. En outre, vous devriez pouvoir justifier en quoi la date ou la période choisie est un atout pour votre sponsor.

  1. Votre audience Pour qui

Établissez une cartographie précise de votre audience: sexe, âge, intérêts, provenance géographique, catégorie sociale, niveau d’études, etc. Si vous êtes en phase de lancement, donnez une estimation.

Si votre événement existe déjà : le nombre de fans sur les réseaux sociaux, le nombre d’abonnés à une newsletter, visites de votre site, les résultats d’une enquête de satisfaction, etc.

Si votre public ne correspond pas celle de votre sponsor, vous aurez peu de chance, mais si vous touchez son cœur de cible, votre souhait pourrait bien se transformer en réalité.

  1. La visibilitéComment 

Décrivez la visibilité que vous donnerez à votre partenaire sur le lieu de votre événement (espace d’activation, stands, décoration, affichage, sampling), les possibilités de branding que vous pourriez lui offrir (bracelets, accréditations, verres réutilisables, sacs, etc.)

Aujourd’hui le « brand activation » se révèle être la pièce maîtresse dans toutes les tactiques de sponsoring. Soyez inventifs, et ce, pour 2 raisons :

  • les marques considèrent souvent que pour chaque euro investi en sponsoring, il leur en coûtera 2 pour l’activation. Démontrez-leur que vous pouvez faire plus pour moins.
  • beaucoup de marques ne savent tout simplement pas comment activer dans l’événementiel, à vous de proposer des solutions.

Au-delà de l’audience qui sera présente à votre événement, expliquez comment votre événement sera visible dans les médias, les réseaux sociaux, sur le web, etc.

Votre « reach » pourrait bien être l’argument majeur en votre faveur.

  1. Votre offreCombien 

Organisez votre offre en catégories en indiquant clairement toutes les contreparties pour chacune d’entre elles (espace d’activation, nombre d’invitations, traitement VIP, visibilité dans la communication, visibilité sur le lieu, merchandising offert, etc.). Garantissez l’exclusivité à votre partenaire pour son secteur d’activités.

Un tableau comparatif de ces offres avec les différents avantages et le montant pour chacune d’entre elles constitue un bon moyen de présentation pour votre proposition.

Il n’existe pas de recette magique pour déterminer la valeur d’un sponsoring puisque de nombreux facteurs interviennent: l’audience, l’historique, la visibilité, la pertinence pour la marque, les conditions de marché extérieures à votre événement, etc. Quelques conseils néanmoins:

  • Sachez faire respecter votre valeur mais soyez humble
  • Pensez à long terme: après une première expérience positive et la confiance établie avec votre partenaire, vous serez en mesure de demander plus pour les prochaines éditions
  • Adoptez toujours une attitude gagnant / gagnant. Il faut savoir donner pour recevoir.

Petit truc pour terminer: rédigez un document d’une page (une seule), un résumé exécutif, qui reprend le QQOQCCP de votre demande de sponsoring que vous joignez à votre dossier.

Pour savoir comment trouver vos sponsors, lisez cet article.

À vous de jouer !

PS: N’hésitez pas à me faire part de vos expériences ou à me poser vos questions dans les commentaires ci-dessous.

Publicités